Jednoduché je niekedy príliš zložité
Hoci jednoduché účtovníctvo viesť vôbec nie je ľahké, názov nie je odvodený od "jednoduchosti", ale ako praktické rozlíšenie od "podvojného". Poznám mnohých účtovníkov, ktorí, naopak, jednoduché účtovníctvo považujú za komplikovanejšie ako podvojné. Väčšina ľudí a podnikateľov si však myslí, že naučiť sa účtovať v jednoduchom účtovníctve je predsa len jednoduchšie ako v sústave podvojného. Väčšina živnostníkov, malých podnikateľov a samostatne zárobkovo činných fyzických osôb zo zákona musí používať jednoduché účtovníctvo. Presne to upravuje najmä ustanovenie § 1, ods. 3, zákona číslo 431/2002 Z. z. o účtovníctve.
Hlavné účtovné knihy
Pri vedení jednoduchého účtovníctva je hlavnou účtovnou evidenciou (hlavnou knihou) tzv. peňažný denník. Pomocnými účtovnými knihami sú napríklad kniha faktúr, kniha pohľadávok a záväzkov, inventárne karty odpisovaného majetku, záznamník o prevádzke motorového vozidla, pokladničná knihe elektronickej registračnej pokladnice, ročný inventúrny súpis, atď.
Na tzv. daňovú evidenciu sú dôležité ďalšie možné pomocné knihy (napríklad o DPH výkazy, záznamník o špeciálne uloženej záznamovej povinnosti -- ak ju daňový úrad uloží podľa § 37, zákona 511/1992 Zb. o správe daní a poplatkov) a výkazy ročnej účtovnej závierky -- tzv. výkaz o majetku a záväzkoch a výkaz o príjmoch a výdavkoch.
Je vhodné evidovať si i pracovné kópie (prefotené kópie, rovnopisy) všetkých daňových priznaní a ostatnej daňovej evidencie (rôzne rozhodnutia o platení preddavkov, o odklade, o výsledku daňovej kontroly, atď...).
Peňažný denník i celá účtovná evidencia jednoduchého účtovníctva môže byť vedená ručne alebo elektronicky (s využitím softvéru na PC).
Chyby vo výkazoch účtovnej závierky
Výkazy účtovnej závierky ako povinnú prílohu k priznaniu k dani z príjmov fyzickej osoby je nutné predložiť na daňový úrad, inak považuje daňový úrad vaše podanie daňového priznania za nesprávne, neprijme ho ako neúplné alebo ho prijme a začne voči vám vytýkacie konanie s výzvou, aby ste ho doplnili.
Najčastejšími chybami vo vypĺňaní tlačív výkazu o príjmoch a výdavkoch a výkazu o majetku a záväzkoch sú najmä: nesprávne spočítanie stĺpcov a riadkov, chybné vyplnenie riadkov, neurobenie skúšky správnosti súčtovej na hodnotu príjmov a výdavkov a majetku brutto i netto celkom. Ak budete takéto výkazy vypĺňať, je dobré mať vedľa seba nejaké skontrolované správne vzory z niektorej odbornej príručky (Poradca, poradca podnikateľa, Dane -- účtovníctvo -- odvody, Manažment, mzdy a financie, atď.)
Principiálne zlé účtovanie v peňažnom denníku
Ak ešte len začínate podnikať, nemali by ste si prvú účtovnú závierku robiť sami a ani viesť hlavnú účtovnú knihu prvý rok sami, ale zverte to odborníkom -- profesionálom. Existuje veľa účtovných firiem a ekonomicko-poradenských kancelárií i daňových poradcov a audítorov i podnikateľských centier prvého kontaktu pre začínajúcich podnikateľov, ktorí vám poskytnú cenné rady. Je lepšie aspoň rok viesť účtovníctvo pod dozorom odborníka alebo mu ho dať skontrolovať a urobiť účtovnú závierku alebo mu ho dať úplne urobiť, tak povediac "na kľúč". Ak tomu bez problémov porozumiete, môžete ho napríklad druhý rok viesť samostatne.

Poradňa
Kontrola inventúrneho súpisu
Vediem maloobchodný predaj a mám päť obchodov v rôznych dedinách. Moji pracovníci sú takmer všetko rodinní príslušníci. Musím robiť koncoročnú prácnu inventúru zásob, keď to naposledy daňováci aj tak nekontrolovali pri daňovej kontrole? Vediem jednoduché účtovníctvo.
-- Daňová kontrola pri jednoduchom účtovníctve musí overiť aj výkazy účtovnej závierky, ktorých súčasťou je vyčíslenie majetku a nosným podkladom pre jeho zostavenie je aj inventúrny súpis o koncoročnej inventarizácii. Pre vaše správne hospodárenie nie je rozhodujúca kontrola daňového úradu. Oveľa dôležitejšie pre vás je vedieť podľa zásady dobrého hospodára a múdreho gazdu, že v obchode a podnikaní dvojnásobne platí pravidlo: "Dôveruj, ale preveruj!" Ako viete, že napríklad nikto z vašich pracovníkov nekradne a nič si z obchodu nevzal? Ako viete, že napríklad nekradli zákazníci?
Múdry podnikateľ rozmýšľa úplne inak. Ak riadi, tak aj kontroluje.
Koncoročný rozdiel v pokladnici
Ako vyriešiť fakt, že v pokladnici mi podľa jednoduchého účtovníctva vychádza k 31. 12. zostatok 156-tisíc, ale ja tam mám v skutočnosti len niečo vyše tridsaťtisíc? Čo sa mohlo stať a ako to zaúčtovať?
-- Rozdiel zaúčtujete s dátumom k 31. 12. ako výdaj na osobnú spotrebu alebo vratku vlastného vkladu do podnikania a odúčtujete ho z pokladnice. Následne k 1. 1. nasledujúceho roku prenesiete stav v pokladnici po odúčtovaní rozdielu. To najskôr. Potom si preverte, či bola pokladnica účtovaná správne v súlade s pokladničnou knihou a príjmovými a výdavkovými pokladničnými dokladmi. Ak to nič neukáže, zamyslite sa, či ste si nevzali z pokladnice peniaze ako zálohu na osobnú spotrebu a zabudli ste to zaúčtovať. Následne skontrolujte, či vaši zamestnanci alebo niekto iný nekradli.
Vhodný účtovník
Začínam podnikať ako živnostník a logicky chcem čo najviac nákladov usporiť a robiť nákladové položky svojpomocne. Netrúfam si však na vedenie účtovníctva, lebo okrem troch synov zamestnávam aj desať cudzích chlapov pri spracovaní dreva. Moja dcéra skončila práve obchodnú akadémiu a manželka chce, aby som na účtovanie zamestnal ju a peniaze tak zostanú v rodine. Čo si o tom myslíte?
-- Začiatky pri podnikaní prinášajú viaceré riziká. Nezväčšujte si ich zlým výberom účtovníka. Prvoradé kritérium je odbornosť. Objednajte si na rok služby niektorej účtovnej kancelárie a súčasne si do zmluvy o účtovných službách dajte aj doložku o zaškolení vlastnej dcéry do účtovníctva. Ak to dcéra zvládne, druhý rok vám môže prevziať vedenie účtovníctva.
Ručné alebo automatické účtovníctvo
Otvorili sme fitnescentrum -- dvaja spolužiaci po vysokej škole. Rozbiehame firmu a hľadáme aj ekonóma alebo účtovníčku, ktorú chceme zamestnať na vedenie účtovnej evidencie. Ponúkajú nám viesť účtovníctvo elektronicky na počítači. Je to lepšie a kvalitnejšie ako ručne? Súčasne ma zaujíma, či existuje zaručený vzor peňažného denníka ako výstup zo softvéru, ktorý schválilo Daňové riaditeľstvo?
-- Niektorí podnikatelia tvrdia, že len účtovníctvo vedené na počítači môže byť presné a že ručne vedené doklady nie sú zárukou správnosti. Pravda je niekde úplne inde. Vhodným kritériom pre správnosť vedenia účtovníctva je odbornosť účtovníka. Automatizácia najmä uľahčuje prácu urýchlením výpočtu niektorých úkonov a kalkulácií, ale v účtovnej oblasti úplne človeka nenahradí. Závisí aj od rozsahu účtovnej agendy -- napríklad či to bude len niekoľko stoviek účtovných zápisov ročne alebo niekoľko desaťtisíc. Čo sa týka "zaručeného" vzoru pre peňažný denník, ktorý by pre softvéry schválili daňové orgány, tak taký neexistuje.
Účtovanie odpisov
Dokončila som vedenie peňažného denníka v jednoduchom účtovníctve, ale nemám jasno ako zaúčtovať odpisy -- keď ich mám vyjadriť v peniazoch, ale k fyzickému pohybu financií vlastne nedôjde? Ide len o morálne vyjadrenie opotrebenia majetku v nejakej cene, tak kde to mám do peňažného denníka uviesť? Je potrebný aj nejaký zberný doklad, keď odpisových kariet mám vyše štyridsať na rôzne stroje?
-- Pri vyčísľovaní odpisov postupujete tak, že najprv ich vypočítate a zapíšete do jednotlivých kariet -- t. j. úbytky odpisov a zostatkovú hodnotu. Potom je vhodné spísať kvôli lepšej prehľadnosti i spätnej kontrole jednotlivé sumy odpisov (najmä, keď ich je viac) na jeden zberný doklad a spočítať ich výslednú sumu. Následne výslednú sumu zaúčtujete do peňažného denníka do výdavkov. Keďže v kalkulácii odpisov dochádza k častým chybám (ale i častým zmenám daňových zákonov), je dobré ich kalkuláciu nepodceňovať a viacnásobne ich súčet ako výslednú nákladovú položku skontrolovať. Urobte tak ešte skôr, ako ich definitívne zaúčtujete do hlavnej účtovnej knihy, ktorou je v jednoduchom účtovníctve práve peňažný denník.
Kontrola účtovníctva počas roku
Môže mi daňová kontrola priebežne kontrolovať účtovníctvo aktuálneho zdaňovacieho obdobia počas roka? Veď v zákone o účtovníctve sa hovorí, že účtovným obdobím je rok. Takže ja žijem v tom, že kým neubehol celý rok, tak nemusím mať účtované vôbec a stačí to dať dokopy až na záver roka pri účtovnej uzávierke. Dovtedy účtovníctvo dokladov hádžem do jednej škatule, pričom podstatu z neho mám v hlave, lebo robím jednoduchý obchod, kde fakturujem za výkony len raz-dvakrát do mesiaca.
-- Základnou právnou regulou upravujúcou správnosť účtovania je zákon číslo 431/2002 Z. z. o účtovníctve. Hoci podľa ustanovenia § 3, ods. 3 tohto zákona je účtovným obdobím rok -- podľa ustanovenia § 10, ods. 2 je účtovná jednotka povinná vyhotoviť účtovný doklad bez zbytočného odkladu po zistení skutočnosti, ktorá sa ním preukazuje. Podľa ustanovenia § 11, ods. 2 je účtovná jednotka povinná podľa tohto zákona zaznamenávať účtovné zápisy v účtovnom období priebežne.
Nadväzne na vyššie uvedené platí aj ustanovenie § 15 (daňová kontrola), zákona o správe daní a poplatkov a o zmenách v sústave územných finančných orgánov v znení neskorších predpisov -- respektíve ďalšie ustanovenia § 29 (dokazovanie) a v praxi aj niektoré ďalšie ustanovenia zákonov o dani z pridanej hodnoty a dani z príjmov.
Kontrola sa môže vykonávať vždy ako priebežná i ako periodická. Daňová kontrola môže tiež vykonávať priebežnú kontrolu, ktorá sa nazýva aj tzv. miestne zisťovanie -- a to nielen po skončení zdaňovacieho obdobia, ale aj počas zdaňovacieho obdobia. Podľa ustanovenia § 7 a § 8 zákona o účtovníctve -- je účtovná jednotka povinná účtovať tak, že vedie účtovníctvo správne, úplne a preukázateľne tak, aby verne zobrazovalo realitu ekonomických dejov.
Takže účtovať ste povinný priebežne do peňažného denníka aj počas účtovno-zdaňovacieho obdobia (počas roku), nielen na konci roku. Daňová kontrola môže kontrolovať aj priebežné vedenie účtovníctva podľa ustanovenia § 14 (miestne zisťovanie), ods. 2 zákona o správe daní a poplatkov. Ak ste platcom DPH -- platí povinnosť mať vedené účtovníctvo priebežne dvojnásobne. Ak účtovníctvo nie je vedené správne, môže za to daňová kontrola udeliť sankcie.